Documentación según NIF

La primera letra del NIF/CIF de la entidad determina qué documentación hay que aportar para emitir un certificado de representante. Esta página es la referencia de trabajo: qué pide el QTSP y qué comprueba AIRA por su cuenta.

Regla general de vigencia

Salvo que se indique otra cosa, las consultas a registros deben estar emitidas dentro de los 30 días hábiles anteriores a la solicitud (90 días para registros extranjeros). Y en todos los casos hace falta, además, copia del DNI/NIE/pasaporte vigente del representante legal.

Resumen

Letra	Tipo de entidad	Documentación que AIRA exige
A	Sociedad anónima	Nota del Registro Mercantil (o escritura de constitución) + tarjeta CIF
B	Sociedad de responsabilidad limitada	Nota del Registro Mercantil (o escritura de constitución) + tarjeta CIF
C	Sociedad colectiva	Nota del Registro Mercantil (o escritura de constitución) + tarjeta CIF
E	Comunidad de bienes	Contrato de constitución + poder notarial (o acta de nombramiento) + tarjeta CIF
F	Sociedad cooperativa	Nota de registro + NIF de la entidad
G	Asociación, fundación, partido político, sindicato…	Nota de registro + NIF de la entidad
H	Comunidad de propietarios	Tarjeta CIF + acta constitutiva (o acta de asamblea general)
J	Sociedad civil	Contrato de constitución + poder notarial (o acta de nombramiento) + tarjeta CIF
N	Entidad extranjera	Nota de registro extranjero + certificado de personalidad jurídica + tarjeta CIF
P	Ayuntamiento, diputación	Acta de nombramiento / toma de posesión + tarjeta CIF
Q	Organismo público, colegio profesional	Nota de registro + tarjeta CIF
R	Congregación o entidad religiosa	Registro de Entidades Religiosas + tarjeta CIF
S	Órgano de la Administración estatal o autonómica	Acta de nombramiento (o acta de constitución) + tarjeta CIF
U	Unión Temporal de Empresas (UTE)	Registro de UTE + poder notarial (o acta de nombramiento) + NIF de la entidad
V	SAT, juntas, fondos	Nota de registro + tarjeta CIF
W	Entidad no residente con establecimiento permanente	Nota de registro extranjero + nota de registro español + tarjeta CIF

Donde pone (o …), cualquiera de los dos documentos sirve.

Un documento solo cuenta si está en «Válido»

La comprobación automática solo da por aportado un documento cuyo estado de validación sea Válido y cuyo subtipo coincida con el esperado. Un documento correcto pero mal clasificado, o pendiente de análisis, se contará como ausente.

Detalle por letra

A y B — Sociedades anónimas y limitadas

• Opción A: consulta al Registro Mercantil con los datos de la sociedad, su vigencia y sus representantes legales y/o apoderados (30 días hábiles).
• Opción B: si la sociedad es de reciente creación y no consta inscrita, escritura de constitución (30 días hábiles) más el documento acreditativo del NIF de la sociedad.
• DNI/NIE/pasaporte vigente del representante legal.
• Si el representante es apoderado: copia de la escritura de poderes.

C — Sociedades colectivas

Misma documentación que A y B. Además, para sociedad comanditaria simple:

• Si el titular es socio colectivo: tiene representación total.
• Si el titular es socio comanditario: necesita la autorización de un socio colectivo para emitir el certificado.

E — Comunidades de bienes (sin personalidad jurídica)

• Copia del contrato de constitución.
• Poder notarial del representante legal o acta de nombramiento inscrita en el Ministerio de Hacienda (modelo 036), dentro de los 30 días hábiles.
• NIF de la entidad.
• DNI/NIE/pasaporte vigente del representante legal.

F — Sociedades cooperativas

• Consulta al registro correspondiente con los datos de la sociedad, su vigencia y el cargo del representante legal (presidente del Consejo Rector), 30 días hábiles.
• NIF de la entidad y DNI/NIE/pasaporte del representante.
• Acta del poder de representación si el representante no es el presidente del Consejo Rector.

G — Asociaciones, fundaciones, partidos políticos, sindicatos, federaciones y clubes deportivos, cofradías de pescadores

• Consulta al registro correspondiente (30 días hábiles).
• NIF de la entidad y DNI/NIE/pasaporte del representante.
• Acta del poder de representación cuando el representante legal no sea:
  • el presidente (asociaciones, fundaciones, federaciones, clubes deportivos, cofradías), o
  • el secretario general (partidos políticos y organizaciones sindicales).

H — Comunidades de propietarios (sin personalidad jurídica)

• Copia del acta de constitución ⁽¹⁾.
• Última acta de la asamblea general en la que se nombra o reelige al representante legal (presidente o administrador de fincas) ⁽²⁾.
• NIF de la entidad y DNI/NIE/pasaporte del representante.

⁽¹⁾ Si no se dispone del acta de constitución, se aporta autodeclaración responsable del secretario (el cargo puede ejercerlo el presidente), expedida en los 30 días hábiles anteriores, firmada por el secretario y el representante legal, acreditando que no se dispone de esos documentos.

⁽²⁾ Si no se dispone de la última acta de asamblea, se aporta autodeclaración responsable del secretario, emitida en los 30 días hábiles anteriores, firmada por el secretario y el representante legal, acreditando la fecha de la última asamblea y la vigencia de los cargos nombrados en ella.

J — Sociedades civiles

• Copia del contrato de constitución.
• Poder notarial o acta de nombramiento inscrita en Hacienda (p. ej. modelo 036), 30 días hábiles.
• NIF de la entidad y DNI/NIE/pasaporte del representante.

N — Entidades extranjeras, oficinas comerciales, embajadas y consulados

• Consulta del registro del país de origen (90 días hábiles) acreditando la constitución de la entidad y el nombramiento del representante legal.
• Certificación del país de origen sobre la personalidad jurídica (o su ausencia).
• NIF de la entidad y DNI/NIE/pasaporte del representante.

P — Ayuntamientos y diputaciones

• Acta de toma de posesión del cargo, firmada por el secretario del ayuntamiento/diputación y por el alcalde/presidente.
• NIF de la entidad y DNI/NIE/pasaporte del alcalde/presidente.

Q — Organismos públicos y colegios profesionales

• Consulta al registro del organismo público o colegio profesional (30 días hábiles) que acredite la constitución de la entidad y el nombramiento o los poderes de representación (presidente / decano / síndico).
• NIF de la entidad y DNI/NIE/pasaporte del representante.
• En colegios profesionales, además: autorización del presidente, decano o síndico al colegiado para la emisión del certificado.

R — Congregaciones y entidades religiosas

• Consulta al Registro de Entidades Religiosas (30 días) acreditando constitución y poderes de representación.
• NIF de la entidad y DNI/NIE/pasaporte del representante.

S — Administración estatal y autonómica

Entidades de gobierno de las CCAA (con personalidad jurídica)

• Inscripción de la entidad en el Boletín Oficial de la Comunidad Autónoma.
• Documento que acredite el nombramiento del presidente de la Comunidad Autónoma.
• NIF de la entidad y DNI/NIE/pasaporte del representante.

Centros educativos de infantil y primaria (CEIP)

• Estatutos o acta de constitución del centro y nombramiento/poderes del representante legal.
• Autodeclaración responsable del secretario (30 días hábiles) declarando la vigencia de la entidad y del cargo, firmada por el secretario y el representante legal.
• NIF de la entidad y DNI/NIE/pasaporte del representante.

Órganos sin personalidad jurídica

• Copia del acta de constitución de la entidad.
• Documento de nombramiento del representante legal.
• NIF de la entidad y DNI/NIE/pasaporte del representante.

U — Uniones Temporales de Empresas (UTE)

• Consulta al Registro Especial de UTE del Ministerio de Hacienda.
• Poder notarial o acta de nombramiento inscrita en Hacienda (p. ej. modelo 036).
• NIF de la entidad y DNI/NIE/pasaporte del representante.

V — SAT, juntas rectoras / de compensación / de conservación, fondos

Con personalidad jurídica (SAT, juntas)

• Consulta al registro correspondiente acreditando constitución y nombramiento del presidente ⁽¹⁾.
• NIF de la entidad y DNI/NIE/pasaporte del representante.

⁽¹⁾ Si la consulta no es reciente (30 días hábiles), hay que aportar: escritura de constitución o estatutos, última acta de la asamblea ordinaria donde se renueva el cargo de presidente, y autodeclaración responsable del representante del ayuntamiento acreditando la vigencia de la entidad y del representante legal.

Sin personalidad jurídica (fondos de inversión, capital-riesgo, pensiones, mercado hipotecario, activos bancarios, comunidades reparcelatorias, grupos municipales, comunidades vecinales de montes)

• Poder notarial o acta de nombramiento inscrita en Hacienda (modelo 036), 30 días hábiles.
• NIF de la entidad y DNI/NIE/pasaporte del representante.

W — Entidades no residentes con establecimiento permanente en España

• Consulta al Registro Mercantil de origen (90 días) acreditando constitución y nombramiento del representante legal.
• Consulta al Registro Mercantil español (30 días).
• NIF de la entidad y DNI/NIE/pasaporte del representante.

Letras no contempladas

Si el CIF empieza por una letra que no aparece en esta lista, AIRA no aplica comprobación automática de documentación y ofrece el catálogo completo de subtipos de documento. En ese caso la responsabilidad de exigir la documentación correcta recae íntegramente en el operador de registro.